Hoe ga ik om met wanbetalers?

Neem contact op met je klant met een belletje of een vriendelijke e-mail. Mogelijk was er een misverstand dat makkelijk valt op te lossen. Vermijd dat de klant zich niet vertrouwd voelt. Stuur een betalingsherinnering. Dit is de eerste formele stap als de betalingstermijn is verlopen. Vermeld dat je rente in rekening mag brengen als de klant alsnog niet betaalt. Als je klant een particulier is, ben je verplicht een aanmaning te sturen. Dit is een formele brief waarin je een betalingstermijn stelt van 14 dagen. Verwijs naar de levering, factuur, eerdere gesprekken en de betalingsherinnering. Meld ook dat als er na de 14 dagen niet wordt betaald, er incassokosten en juridische stappen zullen volgen. Als het een zakelijke klant is, gelden jouw algemene voorwaarden en hoef je geen aanmaning te sturen. Heeft de klant een goede reden om momenteel niet te kunnen betalen? Spreek een betalingsregeling af en zet de overeenkomsten op papier. Maak ook duidelijk dat als de klant zich hier niet aan houdt, je vervolgstappen zal nemen om het geld te eisen. Nog steeds niet gelukt? Schakel dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld). Door je facturen goed bij te houden en actief op te volgen, voorkom je financiële problemen en zorg je ervoor dat je bedrijf gezond blijft. Met een duidelijk overzicht van je (on)betaalde facturen kun je namelijk tijdig actie te ondernemen bij wanbetalers!

Als je een klant vraagt om te betalen, is het belangrijk om vriendelijk en professioneel te blijven. Vermeld hierbij duidelijk wat er betaald moet worden en de reden waarom. Geef de klant ook een duidelijke deadline. Als de klant dan nog niet betaalt, kun je verdere stappen ondernemen, zoals het sturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau. Stuur een betalingsherinnering als een klant niet op tijd betaalt, om hen eraan te herinneren dat de betaling nog niet is ontvangen. Als de klant na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, stuur dan een aanmaning. Dit is een officiële brief waarin je de klant vraagt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Vermeld ook dat er verdere stappen worden ondernomen als er niet wordt betaald. Heb je inmiddels al meerdere betalingsherinneringen verstuurd, maar heeft jouw klant nog niet betaald? Dan is het fijn om te weten dat je hierna direct vervolgstappen kunt nemen. Hieronder geven wij graag meerdere opties: Schakel een incassobureau in als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Start een gerechtelijke procedure als alle andere opties niet werken, kun je een gerechtelijke procedure starten.

Wat doe je bij een onbetaalde factuur? Regelmatig krijg ik de vraag van ondernemers wat je het beste kunt doen bij onbetaalde facturen. Veel mensen denken dan aan een deurwaarder. Begrijpelijk, maar niet helemaal zoals het werkt. Betaling kun je uiteindelijk alleen via de rechter afdwingen. Wanneer een factuur niet betaald wordt, vraag je de rechter de afnemer te veroordelen tot betaling. Met een veroordelend vonnis in de hand kan de deurwaarder pas het vermogen van de wanbetaler uitwinnen. Bij veel zaken die gaan over een factuur van boven de € 25.000 heb je een advocaat nodig om te kunnen procederen. Wanneer een bedrag openstaat van ‘slechts’ enkele honderden of duizenden euro’s en de factuur wordt niet betwist, kun je prima bij een deurwaarderskantoor of incassobureau terecht. Soms wordt de factuur niet betaald, omdat de afnemer stelt dat de kwaliteit niet in orde is of iets anders niet klopt. In zo’n geval is het verstandig een advocaat te raadplegen. Een advocaat kan voor je nagaan of de afnemer een punt heeft (en inderdaad betaling mag opschorten) of dat (het dreigen met) een procedure de moeite waard is om betaling af te dwingen.