Wat te doen bij wanbetalers?

Als een klant een factuur niet of te laat betaalt, dan mag je als ondernemer zowel incassokosten als een wettelijke rente in rekening brengen. Het incassotraject is in de meeste gevallen niet nodig. In de meeste situaties zijn onderstaande stappen voldoende om een wanbetaler te laten betalen: Stuur een betalingsherinnering Als een klant niet op tijd betaalt, stuur een factuurherinnering, oftewel een betalingsherinnering, om hen eraan te herinneren dat de betaling nog niet is ontvangen. Stuur een aanmaning Als de klant na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, stuur dan een aanmaning. Schakel een incassobureau in Als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Start een gerechtelijke procedure Als alle andere opties niet werken, kun je een gerechtelijke procedure starten. Wees vriendelijk en professioneel Het is belangrijk om vriendelijk en professioneel te blijven, zelfs als de klant niet betaalt. Maak duidelijke afspraken Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn en de geleverde diensten of producten. Stuur tijdig herinneringen Stuur op tijd herinneringen als de betalingstermijn is verstreken. Schakel tijdig hulp in Schakel tijdig hulp in als de klant niet betaalt.

Persoonlijk contact met de klant werkt in de meeste situaties het best. Als u belt, vraag dan of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u vragen waarom er niet betaald is. Maak altijd aantekeningen van deze telefoongesprekken. U kunt ook een brief of e-mail sturen. De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken periode. U verstuurt de betalingsherinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn afgelopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt. Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u: verwijst naar de levering, de factuur, mogelijke telefoongesprekken en de betalingsherinnering, een betalingstermijn geeft van 14 dagen, melding maakt van incassokosten en juridische stappen als de klant niet betaalt. Als uw klant een consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt als kosteloze aanmaning. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht. U kunt de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen. Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u maakt als schuldeiser om uw geld te krijgen. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Onderzoek eerst of de klant uw factuur bijvoorbeeld met een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling stopt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten. Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die namens u proberen de klant alsnog te laten betalen. Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen. Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig. Een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen. Betaalt uw buitenlandse klant niet? Huur dan een incassobureau in dat het land kent en de taal spreekt. Lukt het niet op deze manier, dan kunt u een Europees betalingsbevelprocedure starten. De klant krijgt dan 30 dagen de tijd om te reageren. Doet hij dat niet, dan dwingt de rechter tot betaling. U kunt ook een rechtszaak starten. Meestal gaat dit via de rechter van het land van uw klant. Wilt u dat de Nederlandse rechter beslist? Zet dit dan van tevoren in uw contract. U kunt dit niet meer eisen nádat de klant het contract getekend heeft. Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om de schade zo klein mogelijk te houden. Er zijn 3 manieren om dit te doen: Eigendomsvoorbehoud, Recht van reclame en Verrekening. Blijft betaling van uw factuur uit? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet? Dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.

Wat je kunt doen bij wanbetaling 1. Wacht de betalingstermijn af Eerst moet er natuurlijk daadwerkelijk sprake zijn van een wanbetaling. Dus de betalingstermijn moet verlopen zijn voordat je actie onderneemt. Wil je een vinger aan de pols houden? Dan kan je vooraf contact opnemen met je klant met de vragen of de factuur in goede orde is ontvangen en of de factuur op de afgesproken betaaldatum betaald gaat worden. 2. Stuur een eerste betalingsherinnering Op het moment dat je factuur niet binnen de betalingstermijn is betaald is de eerste stap het versturen van een eerste betalingsherinnering. In deze betalingsherinnering verzoek je jouw klant vriendelijk om de factuur zo snel mogelijk te voldoen. Vaak wordt hier een termijn aan verbonden van bijvoorbeeld 5 werkdagen. 3. Bellen en/of mailen Als een betaling na de betalingsherinnering uitblijft dan kan je tussentijds contact met je klant opnemen. Het beste recept is om telefonisch contact op te nemen en de gemaakte afspraken nog even per mail te bevestigen. 4. Stuur een tweede herinnering Is de factuur nog steeds niet betaald? Dan is het tijd voor de tweede herinnering, ook wel een aanmaning genoemd. Een aanmaning is een strengere variant van een herinnering. In een aanmaning verzoek je de klant om de factuur met spoed te betalen. Ook de consequenties worden benoemd, bijvoorbeeld de overdracht aan een incassobureau op het moment dat de genoemde betalingstermijn niet wordt opgevolgd. 5. Incassotraject starten Als laatste redmiddel kan je starten met een incassotraject. Hiervoor schakel je een incassobureau in. Een incassobureau gaat proberen om op basis van het door jou opgebouwde dossier je klant alsnog te laten betalen.